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La préparation aux audits : un enjeu important

Publié par Europe Etudes le

Chaque année, toutes les Junior-Entreprises de France se soumettent à un processus très important au sein de la Confédération Nationale des Junior-Entreprises : l’audit. Europe Études n’y échappe pas et doit même se préparer à passer, en plus, un audit lié à la norme ISO 9001 que nous possédons. Mais en quoi consiste véritablement les audits ? Comment ceux-ci se préparent-ils ? Opportune Lamare, Présidente d’Europe Études (mandat 2020/2021) et Charlotte Champon, Responsable du pôle Audit (mandat 2020/2021), ont répondu à nos questions afin de mieux comprendre ce processus important.

Qu’est-ce qu’un audit ?

Généralement, nous pouvons définir l’audit comme un examen ou un contrôle de la gestion et des conditions de fonctionnement d’une entreprise ou de l’un de ses services.

Pour les Junior-Entreprises, ce processus de contrôle est similaire mais connaît quelques particularités dû à leur statut. Elles font en effet partie de la Confédération Nationale des Junior-Entreprises (CNJE) et sont donc soumises chaque année à un audit obligatoire. L’audit CNJE est une procédure de contrôle et de vérification des études, de la trésorerie et des processus des Junior-Entreprises vis-à-vis du cadre légal et déontologique. Les auditeurs-conseils de la CNJE, des Junior-Entrepreneurs recrutés de manière exigeante, viennent vérifier nos performances et notre fonctionnement interne. 

Membre de la CNJE

Opportune Lamare, présidente d’Europe Études du mandat 2020/2021,  précise que « L’audit CNJE est aussi une manière de suivre l’investissement de la Junior au service du mouvement, et de ses relations externes avec les partenaires, l’administration de l’école ou les étudiants. C’est un contrôle indispensable pour que la structure ne se coupe pas du reste du mouvement. »

L’enjeu principal de cet audit annuel est de maintenir la marque de « Junior-Entreprise » qui certifie la structure. Grâce à un système de sanction, l’audit évalue avec précision notre maîtrise de la norme JE et vérifie la qualité et l’exploitation de notre ancienneté. Cela permet de toujours assurer une cohésion avec le mouvement et avec les attentes de cette structure et des autres Junior-Entreprises en général.

« Cela nous permet d’avoir un avis externe et donc de prendre du recul sur notre travail. Ils deviennent donc un levier de performance pour nous, car nous utiliserons les rapports d’audit pour établir nos futures stratégies. », ajoute Charlotte Champon, responsable du pôle audit d’Europe Études du mandat 2020/2021

La particularité d’Europe Études, la norme ISO 9001 : 2015

Certifiée depuis 2018 par l’AFNOR (Association française de normalisation), Europe Études est fière de posséder la norme ISO 9001 puisque celle-ci témoigne d’un vrai gage de qualité envers nos clients. Cette norme est le plus souvent retrouvée au sein des entreprises mais est aussi de plus en plus adoptée par les Junior-Entreprises afin de démontrer l’implication de leur structure dans le management de la qualité. 

Dans ce cas aussi, Europe Études fait l’objet d’un contrôle annuel de la conformité de la structure avec la norme ISO 9001. La norme est valide pour une durée de 3 ans, cela implique que tous les trois ans les organismes choisissent ou non de la renouveler. S’ils décident de conserver la norme, ces derniers sont soumis à un audit de renouvellement, plus complet que les audits de contrôle annuel.  

Maintient de la norme ISO 9001 pour Europe Études en 2020

Charlotte nous explique : « Pendant l’audit de la norme ISO 9001, l’auditeur va auditer l’ensemble de nos processus. Il va davantage s’attarder sur notre fonctionnement, sur nos manières de faire. Vérifier que tout soit bien formalisé. Pour caricaturer : peu importe nos performances, tant qu’elles sont en accord avec nos objectifs et notre plan d’action, c’est l’essentiel. »

Opportune ajoute : « L’audit ISO 9001 est cette année d’autant plus important pour Europe Études car c’est l’année du renouvellement de la norme. Tous les trois ans l’audit est donc beaucoup plus poussé et l’auditeur va vraiment analyser notre management de la qualité en profondeur. Il y a donc un double enjeu très important cette année : l’audit CNJE et le renouvellement de la norme ISO 9001. Cela va vraiment témoigner du travail qui a été effectué pendant ces trois ans car nous avons été précédemment certifiés en 2018. ». 

L’audit CNJE et l’audit de la norme ISO 9001, deux audits bien distincts

L’audit de certification ISO 9001 est différent de l’audit CNJE. En effet, ce dernier contrôle la conformité de la structure, donc de chacun des cinq processus : gestion associative, suivi d’études, trésorerie, développement commercial et RFP (Recrutement, Formation, Passation).  Tandis que pour la norme ISO 9001, son audit certifie la qualité des différents processus mais aussi la manière de s’engager dans l’amélioration continue, un point essentiel de la norme. 

Pour Charlotte, ces deux audits sont totalement différents, surtout par rapport à leur déroulement et aux points abordés par les auditeurs. 

L’audit CNJE se résume globalement comme un bilan complet des performances du mandat, c’est l’occasion de faire le point et de mettre en évidence des pistes d’améliorations. De plus, les auditeurs sont aussi présents pour faire évoluer les Junior-Entreprises puisqu’ils profitent de ce moment privilégié pour donner des conseils et pour suggérer de nouvelles idées. Les Junior-Entrepreneurs, souvent du mandat entrant, sont ensuite chargés de déterminer les nouvelles actions à mettre en place suite à cet audit. L’audit CNJE, au-delà de son importance évidente, est vraiment intéressant pour les Junior-Entreprises. Opportune en parle : «J’ai beaucoup aimé travailler sur l’audit CNJE personnellement. Vérifier très globalement le dynamisme de la structure, le côté commercial et l’état de nos relations externes. Il y a un côté très humain que j’apprécie particulièrement dans cet audit».

Par ailleurs, l’audit de certification de la norme ISO 9001 a un tout autre fonctionnement puisque l’auditeur va auditer l’ensemble des processus de la structure. En fait, la norme ISO fonctionne globalement sur un processus d’amélioration continue. L’audit de cette norme permet de vérifier les engagements de la structure envers la qualité notamment du fonctionnement, des outils de contrôle, de la cohérence des actions ou encore des documents formalisés. En outre, les auditeurs vérifient globalement que la manière de penser le management de la structure est intelligente et efficiente que ce soit dans l’efficacité des outils utilisés ou dans la solidité des processus. Les exigences de la norme ISO 9001 doivent bien être comprises par les Junior-Entrepreneurs afin de prouver la rigueur de la Junior. 

L’audit, une préparation importante

Photo par Campaign Creators sur Unsplash

La préparation à tout audit est rigoureuse et il est nécessaire de se préparer en avance afin de ne pas se perdre dans tous les documents à vérifier. Notre présidente sortante se souvient : « Cela fait vraiment plus d’un an que nous sommes sensibilisés aux audits. On a vraiment commencé à les préparer depuis l’année dernière grâce aux formations de nos anciens »

Évidemment, la préparation aux audits n’est pas uniquement gérée par le ou la responsable Audit de votre structure ou encore par votre Président(e). C’est une collaboration avec chaque membre de la Junior-Entreprise car chacun possède un rôle important dans ce processus. En début de mandat, la présidente d’Europe Études 2020/2021 a voulu véritablement participer à la préparation de ces deux audits afin d’accompagner et d’épauler notre responsable Audit. C’est pourquoi, elles ont été les coordinatrices principales de ces préparatifs avec l’aide du Bureau et des différents responsables de pôle.

Charlotte, précise : « Mon rôle à moi, c’est de vérifier que le travail des autres est bien conforme à ce que la CNJE ou la norme ISO 9001 attendent de nous. Je dois aussi m’occuper de l’amélioration continue de la structure. Pour ça, j’essaie de voir avec les responsables de pôles s’il y a des éléments qui pourraient être améliorés. »

Elle continue : « Sinon, je travaille principalement avec la présidente : on prépare l’audit ensemble, on se complète. Elle s’occupe principalement du management de l’équipe : c’est elle qui distribue le travail entre les membres de la Junior. En tant que présidente, il y a aussi de nombreuses exigences à remplir, que ce soit pour la CNJE ou ISO 9001. Valentin Mathieu, notre VP interne et tous les membres du pôle qualité ont également participé à l’audit interne que nous avons organisé cette année »

En bref, la préparation à un audit en Junior-Entreprise est un processus qui demande beaucoup de rigueur. Il est essentiel de former et sensibiliser les nouveaux membres de la structure, dès le début, pour que tout le monde soit bien conscient de son rôle. Chaque membre est, au final, un acteur primordial de la réussite de votre Junior-Entreprise lors de vos audits.

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